美容室のスタッフが急に休んだとき、
店長がやること

美容室は、担当のスタッフが急に休むと、人が足りなくなるだけでなく、予約をしているお客さまが困ります。朝の連絡で動揺して、代わりの人探しから始めると、「どのお客さまに連絡が要るのか」が後回しになりがちです。

この記事では、急な欠勤（突発休）が出た日の店長の動きを、5つの手順にしました。順番は、①今日の予約を担当別に確かめる、②代われる人を一度に募る、③お客さまへ連絡する、④足りないときは枠を絞る、⑤記録を残す、です。ここで書いたのは一般的な整理の仕方です。お店の事情に合わせて、直してお使いください。

手順1：今日の予約を、担当別に確かめる

休むスタッフが担当している今日の予約を、予約表（紙でもアプリでも）から全部出します。朝のうちに、次の項目を見ます。

• お客さまの名前と、来店の時間
• 指名かフリー（指名なし）か。指名のお客さまは、交代の連絡がより大事になります
• メニューと、かかる時間。カラーやパーマなど長い施術は、動かしにくいものです
• ほかのスタッフが、同じ施術をできるか。前回の施術の内容（カラーの配合、パーマの強さなど）は、カルテで確かめて、交代する人に渡します
• お客さまに連絡がつくか（電話番号や連絡の手段が分かるか）

次の表のように、動かしやすさで分けると、連絡の優先順位がつけやすくなります。

表とは別に、来店の時間が近いお客さまから先に連絡してください。時間が近いほど、後回しにしないことが大切です。お客さまが店に向かう前にお伝えできます。

手順2：代われる人を、一度に募る

代わりのスタッフを、1人ずつ電話で探すと、断られるたびに時間が過ぎます。今日入れる人を、スタッフ全員が見られる連絡の場（グループのチャットなど）で一度に募り、手を挙げた人から決める方法のほうが早くなります。

募る範囲は、お店の事情に合わせて決めます。休みの人、遅番の人、アシスタントのほか、小さな店では店長・オーナー自身が入る、同じ法人の別店舗から来てもらう、という形もあります。業務委託のスタイリストに入ってもらえるかは、契約の内容で変わります。

上乗せの手当（ヘルプ手当）を付けるかは、お店の判断です。ただし、実際に働いた時間の賃金や、休日・時間外にあたる場合の割増は、手当とは別の話です。手当を付ける場合は、金額と条件を先に決めておくと、行き違いが減ります。

代わりを募るときの休日・時間外の扱い、手当と労働時間の関係は、顧問の社会保険労務士や、厚生労働省の公開情報でご確認ください。ポケット総務は、法律の当てはめや給与の判断をするものではありません。

手順3：お客さまへ連絡する

指名のお客さまや、長い施術のお客さまには、できるだけ早く連絡します。来店まで2時間以内なら電話、それより先なら、メッセージでも間に合います。連絡がつかないお客さまには、来店時に、受付が最初におわびと交代のご案内をお伝えします。そのための引き継ぎのメモを残しておきます。

連絡では、おわびを先に伝え、休む理由は詳しく話さず、お客さまが選べる案を出します。スタッフの体調や家庭の事情は、個人の情報ですので、「急なお休みをいただいており」程度にとどめます。キャンセルを選べることも、先に書いておくと、お客さまが安心します。

ここまでの手順を、お店に合わせて整えたいときは、30分の無料相談で、いまの連絡のしかた（LINEなど）を伺い、どこから整えるかを一緒に決められます。国分寺・多摩のシフト管理と総務のページもご覧ください。

手順4：足りないときは、枠を絞る

代わりのスタッフが見つからないときは、全部の予約を受けようとせず、できる範囲に絞ります。絞る方法には、次のようなものがあります。

• ネット予約の当日の枠を閉じる。LINEや電話の受付を、一時的に止める
• 長い施術の予約を、日時の変更の相談に回す
• 営業時間を、今日だけ短くする場合は、お客さまへの案内を先に出す。スタッフの勤務を短くするときの賃金の扱いは、顧問の社会保険労務士にご確認ください

ほかのスタッフの休憩の時間帯をずらす場合は、決まった長さを減らさない範囲にとどめてください。休憩の与え方は、顧問の社会保険労務士や、厚生労働省の公開情報でご確認ください。

無理に全部を受けると、サービスの質が下がり、残ったスタッフの負担も大きくなります。できる範囲を先に決めるほうが、結果としてお客さまにも誠実です。

手順5：記録を残す

その日が落ち着いたら、日時、連絡の手段、理由の区分、代わりに入った人、お客さまへの連絡の有無を、短く残します。記録があると、「同じ曜日に休みが重なる」「連絡が遅い」といった傾向が見え、次の月のシフトに活かせます。残す項目の例は、欠勤・遅刻の記録の残し方にあります。月ごとの組み方は、美容室のシフトの作り方、休みの重なりの決め方は、美容室の希望休が重なるときで紹介しています。

記録は、責めるためではなく、お店を回すために残すものです。理由の区分は「体調」「家族の事情」「その他」程度にとどめ、病名や症状は書きません。本人が伝えた範囲だけにして、記録を見られる人は店長など、限られた人にします。

連絡が取れないとき、無断で休んだとき

連絡なしに来ないスタッフがいるときは、まず、無事かどうかを確かめることが大切です。責める前に、電話やメッセージで連絡を取り、事故や体調不良の可能性も考えてください。その場の対応は、ここまでの手順1〜4と同じです。

無断欠勤をしたときの扱い（注意、記録、処分）は、就業規則と法律に関わります。感情的に決めず、顧問の社会保険労務士に相談してから決めるのが安全です。

次に同じことが起きたとき、慌てないために決めておくこと

急な欠勤は、いつか起きるものです。起きてから考えるのではなく、先に次の3つを決めておくと、店長の負担が小さくなります。

1. 連絡のルール：何分前までに、誰に、何で伝えるか（当日欠勤の連絡ルールの決め方、遅刻の連絡ルールを参考に）
2. 代わりを募る範囲と、手当の考え方（「休むなら代わりを探して」の運用の利点とリスクも参考に）
3. お客さまへの連絡の文面（上の2本を、お店の言葉に直して、すぐ送れるようにしておく）

ポケット総務は、スタッフがスマホから突発休（急な欠勤）や遅刻（遅参）を連絡し、その連絡を記録に残せるようにした総務アプリです。連絡の窓口を1つにすると、受けた人が書き写す手間を減らしやすくなります。代わりを一度に募る流れや、募る範囲・手当・記録の決まりは、お店に合わせて設計する内容で、最初から入っている機能ではありません。美容室の場合の考え方は、美容室・サロンのシフト管理に載せています。

急な欠勤のルールを一緒に決めたい美容室は、国分寺市を中心に、多摩地区であれば現場へうかがうこともできます。オンラインでも進められます。30分の無料相談で、いまの連絡のしかた（LINEなど）を伺い、どこから整えるかを一緒に決められます。