LINEグループでシフトを回す限界と、
仕事用に切り替える手順

LINEグループの良い点

最初に、LINEグループの良い点を整理します。切り替えるかどうかは、この良い点をどこまで手放せるかで決まるからです。

• 全員がすでに使っていて、新しく覚えることがない。
• お金がかからず、その日から始められる。
• スタンプや一言で返事ができ、気軽に連絡できる。
• スタッフが数人のうちは、誰が見たか、誰が返事したかが、見渡せる。

スタッフが数人で、顔を合わせる機会も多いお店なら、LINEグループのままで十分に回ることがあります。無理に変える必要はありません。

人数が増えると出てくる、4つの限界

この4つのうち、特に困るのは、個人の連絡先と夜中の通知です。スタッフにとっては、仕事と私生活の境目がなくなることになります。詳しくはシフトの連絡を個人LINEでしない理由でも説明しています。

私物のスマホでの業務連絡は、違法なのか

気になる点なので、一般的な見解を紹介します。弁護士による解説などでは、勤務時間内に、私物のスマホで業務の連絡を取ること自体は、直ちに違法とはいえない、とされています。ただし、これは一般論です。休みの日や夜中の連絡の扱い、連絡に使った時間の取り扱い、個人情報の管理は、会社の規則や状況によって変わります。

この項目は、一般的な見解の紹介です。法律の当てはめを断定するものではありません。お店の連絡手段の決まりと就業規則の関係は、顧問の社会保険労務士など、専門家にご確認ください。

法律の問題があるかどうかとは別に、「スタッフが気持ちよく働けるか」「連絡の記録が残るか」という運用の面から、仕事用の連絡手段に分けるお店が増えています。

仕事用に切り替える、3段階の手順

いきなりLINEグループを閉じると、連絡が届かない人が出て、かえって混乱します。次の3段階で進めるのがおすすめです。

1. 周知（切り替えの1〜2週間前）：なぜ切り替えるのか、いつからか、何を仕事用の連絡手段に移すのかを、全員に伝える。「個人のLINEを教えなくてよくなる」など、スタッフにとって良い点を先に伝える。
2. 併用期間（2〜4週間）：LINEグループと仕事用の連絡手段の、両方で同じ連絡を流す。使い方が分からない人には、店長が画面を見ながら教える。希望休の提出など、新しい手段で完結する用事から移す。
3. 一本化：併用期間が終わった日を決めて、シフトの連絡は仕事用の手段だけにする。LINEグループは、雑談用など、仕事以外の用途に残すか、閉じるかを決める。

切り替える範囲も、先に決めておきます。例えば、始業前の欠勤の連絡のように、緊急で確実に伝えたいものは、電話とあわせて使う、という決め方もあります。連絡してよい時間帯（何時から何時まで）も、お店の決まりとして書いておくと、夜中の連絡が減ります。

仕事用の連絡手段を選ぶときの見方

どの手段を選ぶかは、お店によって答えが違います。選ぶときは、次の点を確認してください。

• 個人の連絡先を教えなくても、連絡できるか。
• 誰が見たか、誰が返事したかが、一覧で分かるか。
• あとから、シフトの変更や連絡を、探して見返せるか。
• スタッフがスマホで、迷わず使えるか（新しいアプリを入れるのか、ブラウザで開けるのか）。
• 希望休や、急な欠勤の連絡が、同じところで完結するか。

ポケット総務は、スタッフがスマホで希望休を出し、急な欠勤や遅参を連絡して記録に残し、チャットもできる仕組みです。個人のLINEを教え合わなくても、仕事の連絡を進められます。どこまでを仕事用に移し、どこを電話のままにするか、連絡してよい時間帯をどうするかは、お店に合わせて一緒に決める内容です。急な欠勤の代わりの探し方の流れや、希望休が集まらないときの集め方も、あわせてご覧ください。

切り替えを成功させる、3つの注意

• 全員が同じ日に切り替えようとしない。スマホが苦手な人や、LINEしか使わない人の分、期間に余裕を持たせる。
• 店長自身が、併用期間が終わったあと、LINEグループで連絡しないと決める。店長が戻ると、全員が戻る。
• うまくいかなかったら、一部だけ戻してもよい。「全部移す」ことより、「困らず回る」ことを優先する。

「うちのお店の場合、どの順番で切り替えるのがよいか」は、30分の相談でご一緒に考えることもできます。