無料のシフトアプリで
足りる店・足りない店

結論：無料で足りるかは、お店の「困りごと」で決まる

シフト管理を無料の道具で始めるのは、よい選び方です。費用をかけずに試せて、合わなければやめられます。ただし、足りるかどうかは、アプリの出来ではなく、お店の事情で決まります。

この記事では、特定のアプリの比較はしません。無料の道具に共通して見られる、得意なことと苦手なことを整理し、自分で判断するためのチェックリストを載せます。

無料の道具が得意なこと

無料のシフトアプリやカレンダー、表計算、LINEなどの道具は、次のような使い方に向いています。

• スタッフが5〜10人ほどで、全員が同じ場所で働く
• シフトを1か月ぶん、まとめて作って共有する
• 希望休は月に数件で、口頭やメモでも受けられる
• 変更があっても、グループにひとこと流せば全員に伝わる
• お金をかけずに、まず「見える化」を始めたい

このような条件なら、無料の道具のままで、長く回せます。急いで有料の仕組みに移る必要はありません。

無料の道具が苦手になりやすいこと

無料の道具は、基本の機能に絞ってあることが多く、お店の事情が複雑になると、次の4つで手が足りなくなりがちです。道具の種類によって差があるので、あくまで目安として読んでください。

上の表のどれも、「無料だから悪い」という話ではありません。そもそも、基本のシフト表づくりに絞った道具で、運用の細かいところまで受けとめようとすると、限界が来る、ということです。

自分のお店で足りるかを判断するチェックリスト

次の質問に、はい・いいえで答えてください。「はい」が多いほど、無料の道具だけでは足りなくなる可能性が高くなります。

1. 急な欠勤が、月に2回以上ある
2. 急な欠勤のとき、代わりを探すのに30分以上かかることがある
3. 2店舗以上で、同じスタッフが働くことがある
4. シフトの変更が、全員に届いたかを店長が確認できていない
5. スタッフとの連絡に、個人のLINEや電話番号を使っている
6. 連絡先を教えることをためらうスタッフが、いたことがある
7. 希望休の集計に、毎月2時間以上かかっている
8. 過去の欠勤や変更の記録を、見返したいことがある
9. シフトを作れる人が、店長ひとりだけである
10. スタッフが10人を超える、または増える予定がある

目安は次のとおりです。ただし、点数は参考です。1つでも強く当てはまるなら、そこから見直す価値があります。

無料のまま、工夫で乗り切る方法

「はい」が3〜5個でも、すぐに有料の仕組みに移る必要はありません。無料の道具のままできる工夫もあります。

• 急な欠勤の連絡先と期限を、紙に書いて店に貼る（誰に、いつまでに、何で連絡するか）
• グループには、業務連絡だけを流す。雑談や個人の連絡は別にする
• シフトを変更したら、「変更しました」と全員に1回だけ送る
• 欠勤と変更だけ、日付・理由・代わりの人を1枚の表に書き足す
• 希望休の締切を、シフトを作る10日前に決める

締切の決め方は、希望休の締め切りを守らない人への対応で、催促の文面とあわせて紹介しています。LINEグループで回すときの注意は、LINEグループでシフトを回す限界と仕事用への切り替えをご覧ください。

エクセルとの違いも、整理しておく

無料のアプリを探している方の中には、エクセルで困っていて、乗り換え先を探している方も多いと思います。エクセルで限界を感じるサインは、シフト表のエクセルが限界になるサインに整理しました。アプリを探す前に、困りごとの正体を1つに絞ると、道具選びが楽になります。

足りなくなったときの選び方

無料の道具が足りなくなったら、選択肢は大きく3つです。

1. 運用の決まりを見直して、今の道具のまま続ける（急な欠勤の連絡ルール、締切、記録の表）
2. 機能が多い別の道具に移る。移したあとの運用は、自分たちで整える
3. 道具と運用の決まりを、お店に合わせて設計してもらう

どれが正しいということはありません。お店の人数、店長の時間、費用のかけ方で選んでください。

困ったときの相談先：ポケット総務

ポケット総務は、シフト・希望休・突発休（急な欠勤）・年末調整を、スマホで回す総務アプリです。有料の設計サービスとして提供しています。ただし、最初の相談は30分無料で、相談したからといって契約が必要になることはありません。

スタッフはスマホで、日付をタップして希望休を出し、有休の残りを見て、急な欠勤や遅参を連絡できます。連絡は記録に残ります。店長・責任者は、全員の希望休を一覧で見て、承認し、シフトの下書きを作って直し、発表できます。

「ヘルプを一度に募る」「募る範囲や手当の決まり」は、お店の事情に合わせて設計する内容で、最初から入っている機能ではありません。無料の道具のままで足りる場合は、そう正直にお伝えします。急な欠勤の運用を先に整えたい場合は、急な欠勤の代わりの探し方も参考になります。

勤務時間・休日・手当の扱いは、就業規則や労働契約によって変わります。法律の当てはめは、顧問の社会保険労務士にご確認ください。厚生労働省の公開情報も参考になります。