当日欠勤の連絡ルールの決め方
締切・手段・記録

結論：決めるのは5つ

1. 連絡の締切：始業の何時間前までか、間に合わないときはどうするか
2. 連絡の手段：電話・チャット・アプリのどれを基本にするか
3. 連絡する相手：誰に連絡し、不在のときは誰が受けるか
4. 記録に残す項目：何を、誰が、どこに残すか
5. 無断欠勤のときの動き方：誰が何をするか（扱いは専門家に確認）

当日欠勤とは、前日までの届け出がなく、当日になって決まる欠勤のことで、突発休（急な欠勤）とも呼びます。ルールがないと、人によって連絡の相手や手段がバラバラになり、始業前に店長が欠勤を知らないまま開店準備に入る、といったことが起きやすくなります。

連絡の締切を決める

締切は、守れる時間にします。厳しくしすぎると、体調不良は守れず、連絡そのものをためらう人が出ます。次のように、2段階で決める形があります。

【　】の時間は、始業前の仕込みや準備にかかる時間、代わりに入れる人が来られるまでの時間を基準に、お店ごとに決めます。始業が早い・遅い、夜勤がある、などでも変わります。

連絡の手段を決める（電話・LINE・アプリ）

手段を決める基準は、「始業前に責任者へ確実に届くか」と「あとで確かめられるか」の2つです。電話は確実に届きますが、記録が残りません。チャットやアプリは記録が残りますが、気づかれないことがあります。それぞれの特徴です。

例えば、「始業前の連絡は電話を基本にして、そのあとアプリやチャットにも一言残す」と決めると、確実さと記録を両立できます。個人のLINEで連絡を受ける運用の注意点は、シフトの連絡を個人LINEでしないのページで解説しています。

誰に連絡するかを決める

連絡先は、1人に決めると、その人が不在のときに連絡が止まります。次の3点を決めておきます。

• 第1の連絡先：店長・責任者
• 不在のときの代わり：副店長・リーダー・本部の担当者など、順番も決めておく
• 連絡先の伝え方：始業前に見られる電話番号やチャットを、全員が分かる場所に置く

店舗が複数あるときは、店ごとの連絡先に加えて、応援を頼む窓口（誰が他店へ依頼するか）も決めておきます。詳しくは、2号店・多店舗のシフトの組み方をご覧ください。

記録に残す項目

記録は、あとで確かめられる形にしておくのが目的です。項目の例です。

急な欠勤が出たときの動き方は、突発休（急な欠勤）が出たとき、店長がやることにまとめています。そのまま貼れる募集の文面は、急な欠勤の代わりの探し方に載せています。

無断欠勤のときの動き方と、扱いの考え方

連絡のない欠勤（無断欠勤）が出たときの動き方は、順番を決めておくと慌てません。例です。

1. 始業時刻を過ぎても来ないとき、本人に電話・チャットで連絡する
2. つながらないときは、時間をおいて再度連絡する。何時に何回連絡したかを記録する
3. 並行して、その枠を埋める募集を始める（連絡を待ってから動かない）
4. 連絡がついたら、事情を聞き、記録に残す。責める前に、まず安否を確かめる
5. 連絡がつかないまま続くときの対応は、あらかじめ決めた手順に沿って進める

無断欠勤をどう扱うか（注意・指導・処分・連絡がつかない場合の対応など）は、就業規則と関わる、慎重な判断が要る内容です。就業規則への書き方や運用は、顧問の社会保険労務士などの専門家にご確認ください。この記事は、法律の当てはめを断定するものではありません。

スタッフへの伝え方

ルールは、決めただけでは伝わりません。1回で長く説明するより、短い文面で伝え、見られる場所に残します。次の2本は、そのまま貼れる周知の文面です。【　】の中を、お店に合わせて入れ替えてください。

ルール化の注意

• 罰則的な運用（遅刻・欠勤に応じた減給・ペナルティなど）は、法律との関係があります。決める前に、顧問の社会保険労務士などの専門家に確認してください
• 就業規則に書く場合は、書き方・周知の方法・運用の仕方も、専門家に確認してください
• 「代わりは自分で探すこと」を義務のように決める運用も、お店・事業所の状況で見方が分かれます。専門家に確認し、スタッフの負担も考えて決めてください
• ルールは、決めたあとも、現場の声を聞きながら見直します。守れないルールは、守られなくなります
• 病名など、健康に関する情報の記録・保管は、個人情報の扱いに注意してください

ポケット総務では、スタッフが突発休・遅参の連絡をスマホから出して記録に残せます。連絡の締切・手段・募る範囲・手当・記録の決まりは、最初から入っているものではなく、お店・事業所に合わせて設計する内容です。最初の相談は30分無料で、画面を見ながらご説明します。業種ごとの組み方は、アルバイト編のページをご覧ください。