欠勤・遅刻の記録、
何をどう残すか

記録は何のためにつけるのか

欠勤や遅刻の記録が続かない理由の多くは、「何のために書くのか」がはっきりしないことです。目的が決まっていないと、書く項目が増えすぎたり、逆に「欠勤した」としか残らなかったりします。記録の目的は、次の3つに絞ると決めやすくなります。

1. あとから事実を確認できるようにする：「先月は何回あったか」「誰が代わりに入ったか」を、記憶ではなく記録で答えられる
2. 偏りや原因を見つける：特定の曜日・時間帯・シフトに集中していないかを見て、シフトの組み方を直す
3. 本人と話すときの土台にする：感想ではなく、日付と事実を並べて話せるので、責める話し方になりにくい

反対に、記録を「評価を下げる材料」や「罰を決める材料」として使い始めると、スタッフは連絡しづらくなります。連絡が遅れたり、黙って休んだりする方が店にとって大きな痛手です。記録は、まず店の仕組みを良くするために使う、と先に決めておきます。

残す項目は4つ：日時・理由・代わり・連絡手段

最低限そろえたいのは、次の4項目です。項目を増やすほど書く手間が増え、続かなくなります。まずはこの4つで始めて、足りない点があれば足してください。

このほか、「書面などの提出物があったか」「次のシフトでの配慮があったか」は、必要な店だけで足せば十分です。

理由の聞き方：詮索せず、必要なことだけ聞く

欠勤・遅刻の理由は、聞き方で相手の受け取り方が大きく変わります。「なんで？」と聞くと責められたと感じる人が多いので、次のような聞き方にそろえます。

• 最初に「連絡してくれてありがとう」と伝える
• 聞くのは「今日は出られそうか」「何時ごろなら来られそうか」という、シフトに関わる点だけにする
• 理由は本人が話した範囲で受け止める。「詳しく教えて」と重ねて聞かない
• 体調不良のときは、病名や症状までは聞かず、「お大事に」で終える
• 同じ理由が続くときは、記録の場ではなく、あとで別に落ち着いて話す機会をつくる

理由を「本人の言葉のまま」書くか、「体調不良」「家庭の事情」「交通」「その他」などの区分にするかは、店で決めます。区分にしておくと、月末にまとめて見るときに数えやすくなります。

記録のひな形（表）

紙・表計算ソフト・アプリのどれで残す場合も、列は同じで構いません。下のひな形をそのまま写して使えます。

上の3行は、書き方を示す仮の例です。実際の記録では、名前の代わりにスタッフ番号を使う、見られる人を店長だけに絞る、といった工夫もできます。

ポケット総務では、スタッフがスマホから突発休（急な欠勤）や遅参を連絡すると、その連絡が記録に残ります。表計算ソフトで手入力する形に比べて、「いつ・誰から連絡があったか」を書き写す手間が減ります。どの項目を残すか、誰が見られるかは、お店に合わせてご相談ください。

月末の見方：数える・分ける・つなげる

記録は、つけただけでは役に立ちません。月末に15分だけ時間をとり、次の順で見ます。

1. 数える：欠勤と遅刻を、それぞれ何回あったか数える。全体の数を先に見る
2. 分ける：曜日・時間帯（朝・昼・夜）・シフトの種類で分ける。特定の枠に集まっていないか
3. 人で見る：同じ人が続いていないか。ただし、この段階で結論は出さない。事情があるかもしれないので、本人との話に回す
4. つなげる：ルールの見直しにつなげる。例えば、月曜の朝に集中するなら、前日のシフトの組み方や連絡の時刻を見直す

見る頻度は、毎月でも3か月ごとでも構いません。回数が少ない店では、3か月分をまとめて見る方が傾向をつかみやすいです。

個人情報・健康情報の扱いで気をつけること

欠勤・遅刻の記録には、名前、体調、家庭の事情といった、慎重に扱うべき情報が含まれます。次の点に気をつけてください。

• 必要な範囲だけ残す：詳しい病名や症状、家族の事情は、聞かない・書かないのが基本
• 見られる人を絞る：記録を見るのは店長・責任者など必要な人だけにする。紙の場合は置き場所、表計算ソフトの場合は共有範囲に注意
• スタッフ全員が見られる場所には書かない：グループチャットなどに「Aさんが体調不良」と流さない
• 保管する期間と捨て方を決めておく：いつまで持つか、不要になったらどう処分するかを、店のルールにする
• 本人から求められたときの対応も決めておく：自分の記録を見たい、と言われた場合の窓口を決めておく

健康に関する情報の扱い、記録の保存期間、本人への開示などは、法令との関係があります。実際の運用を決める前に、顧問の社会保険労務士にご確認ください。厚生労働省などの公開情報も参考になります。ポケット総務は、法律の当てはめを判断するものではありません。

記録を続けるための3つの工夫

1. 入力は1分で終わる形にする：項目が多いと続かない。最初は4項目だけで始める
2. 書く人を決める：連絡を受けた人が、その場で書く。「あとでまとめて」は忘れやすい
3. 月末の15分を予定に入れる：記録は見直す時間がなければ、書く意味がなくなる

記録の仕組みだけでなく、連絡の受け方や代わりの探し方も合わせて整えると、運用がまとまります。遅刻の連絡ルール、急な欠勤への対応、アルバイトの欠勤・突発休のページも、あわせてご覧ください。

まず自分の店の記録の形を決めたい、という段階でも構いません。ポケット総務の設計は、現場の状況を聞きながら一緒に決めます。最初の相談は30分無料で、国分寺市を中心に、多摩地区は現場へうかがうことも、オンラインで進めることもできます。