ポケット総務｜お悩み解説
店長ひとりでシフトを作るのが
しんどいときの手順
店長ひとりでシフトを作るのがしんどいのは、作業が多いからだけではなく、ルールが頭の中にしかないからです。手順は4つです。①頭の中のルールを書き出す。②決めることを5つに絞る。③スタッフに任せる範囲を決める。④毎月の段取りを時刻表にする。これだけで、作る時間と迷いは減らせます。
最終更新：2026年11月6日｜トータルミッション合同会社（東京都国分寺市）
無料で相談する（30分）7ページのまんがで読む ↓写す仕事はアプリへ。決めるのは、店長へ。（7ページのまんが）
自動シフト作成は、別料金のオプションです。画面は一例で、下書きは目安です。直して決めるのは人です。
ルールは、お店で決めた範囲です。労働時間・休日などの法令への適合の確認は含みません。
人物・お店は物語の例です。ポケット総務は、就業規則を作るものではありません。法律の判断もしません。
まんがのあらすじを、文字で読む
- 1ページ目「25日の前の夜」シフトを作る店長は、希望のメモを前にひとり、頭をかかえる。
- 2ページ目「25日の朝」貼り出したシフトに、写し間違いが見つかる。
- 3ページ目「頭の中のルール」希望は自分で出してもらおうと言われて店長は渋るが、頭の中のルールを一個言ってみて、紙に書き出す。
- 4ページ目「日付をタップ」スタッフが希望休をスマホで出す。写す仕事はなくなる。
- 5ページ目「全員の希望が、ひとつの表に」店長は一覧を見て、下書きを作るボタンを押す。
- 6ページ目「赤い日だけ直す」お店のルールどおりの下書きができて、店長は赤い日を直して決める。
- 7ページ目「発表」スタッフの休みは合っていて、店長は夜の時間があいて手持ちぶさたになる。
人物・お店は物語の例です。画面は一例です。自動シフト作成は、別料金のオプションです。内容・時期・費用は、ご相談のうえお見積りします。
結論：しんどさの正体は、ルールが頭の中にあること
シフトを作るのに、時間がかかる。毎月、同じ迷いが出る。休んだら誰も代わりに作れない。こうした状態は、店長の能力の問題ではありません。ルールが書かれていないため、毎回、ゼロから考え直しているのです。
頭の中にあるものを紙に出して、決める数を絞り、任せられるところは任せ、日程を決めておく。この順番で進めると、ひとりで抱える負担が小さくなります。体験談ではなく、一般的な整理の仕方としてお読みください。
手順1：頭の中のルールを書き出す
まず、シフトを作るとき、無意識に守っているルールを全部書き出します。きれいにまとめる必要はありません。思いつくまま、箇条書きにします。次の問いに答えると、出しやすくなります。
- 各時間帯に、最低何人必要か。持ち場ごとの人数は
- この人がいないと開けられない、という役割や資格はあるか
- 連続して働かせない日数の上限は、何日か
- 1日の最長の勤務時間や、休憩の取り方は
- 新人を、ひとりにしない（経験者と組ませる）決まりはあるか
- 相性の問題で、同じ時間帯に入れない組み合わせはあるか
- 学生や家庭の事情で、入れない曜日・時間は決まっているか
- 繁忙日（月末・週末・イベント日など）は、いつか
書き出すと、10個から20個くらいになることが多いです。この時点で、すでに「これ、本当に必要なルールだったかな」と気づくものが出てきます。
手順2：決めることを5つに絞る
書き出したルールは、そのまま全部を毎回考える必要はありません。「外せないもの」と「できれば守るもの」に分け、毎月の判断に使う軸を5つに絞ります。例えば、次の5つです。
- 外せない枠（これが埋まらないと営業できない時間帯と最少人数）
- 希望休の優先順位（先着・回数が少ない人を優先、など）
- 連続勤務と休憩の上限（法令や就業規則の範囲内で、お店の目安を決める）
- 新人や経験の浅い人の組み方
- 急な欠勤のときの代わりの探し方（誰に、何で、いつまでに連絡するか）
「何を決めておけば、毎月の判断が速くなるか」を考えるのがコツです。希望休の優先順位は、希望休が多い人と不公平感の整え方で、決め方の例を紹介しています。
連続勤務や休憩、勤務時間の上限は、法律と就業規則で決まります。お店の目安を作るときは、顧問の社会保険労務士や、厚生労働省の公開情報でご確認ください。
たとえば、希望の写し間違いがよく起きるなら、5つのうち1つ目と2つ目の決め方が曖昧なのかもしれません。しんどさを感じた作業ごとに、「どの決めごとが足りないか」を探してみてください。
手順3：スタッフに任せる範囲を決める
全部を店長がやらなくても、スタッフに任せられる部分があります。任せると、店長の作業が減るだけでなく、スタッフが決まりを理解しやすくなります。次の表は、任せやすさの目安です。
| 作業 | 任せやすさ | 任せ方の例 |
|---|---|---|
| 希望休の提出 | 任せやすい | スタッフが自分で、期限までに出す。店長は写さない |
| 入れる日・入れない日の整理 | 任せやすい | 自分の希望と、変えられない予定を分けて出してもらう |
| 急な欠勤の代わりの募集 | 一部任せられる | 店長が募集をかけ、入れる人が自分で手を挙げる |
| シフトの交代の相談 | 一部任せられる | スタッフ同士で相談し、店長は承認だけする |
| シフトの下書き | 副店長などに | ルールを書いた紙を渡し、まず下書きを作ってもらう |
| 最終の確定・発表 | 店長が行う | 責任の所在をはっきりさせるため |
任せるときは、「ここまでは任せる。ここから先は店長が決める」と、最初に線を引いてください。線が曖昧だと、結局、全部を店長が確認し直すことになります。
手順4：毎月の段取りを時刻表にする
日程が決まっていないと、作業がだらだら伸びます。次のように、逆算した時刻表を作り、スタッフにも先に見せておくと、提出が遅れにくくなります。例として、翌月のシフトを、前月25日に発表する場合です。
| 日にち | やること | 担当 |
|---|---|---|
| 前月の10日 | 希望休の提出を締め切る（発表の15日前） | スタッフ |
| 前月の11日 | 未提出の人に、1回だけ催促する | 店長 |
| 前月の12日 | 希望を集計し、外せない枠と見比べる | 店長 |
| 前月の14日 | 下書きを作る。足りない枠を確認する | 店長（または副店長） |
| 前月の17日 | 下書きをスタッフに見せ、直しの希望を受ける | 店長・スタッフ |
| 前月の22日 | 最終の調整。足りない枠は、募集をかける | 店長 |
| 前月の25日 | 確定し、発表する | 店長 |
日程は、お店の事情に合わせて動かしてください。大事なのは、「前から数えて何日前」と決めておくことです。希望休の締め切りの置き方と催促の文面は、希望休の締め切りを守らない人への対応にまとめています。
それでも、ひとりで回すのが重いとき
ここまでの手順を試しても、集計や連絡の作業そのものが重い場合は、道具や仕組みの見直しの時期かもしれません。エクセルで作っている場合は、シフト表のエクセルが限界になるサインで、サインのチェックができます。
ポケット総務は、シフト・希望休・突発休（急な欠勤）・年末調整を、スマホで回す総務アプリです。スタッフは、日付をタップして希望休を出し、急な欠勤や遅参を連絡できます。店長・責任者は、全員の希望休を一覧で見て、承認し、シフトの下書きを作って直し、発表できます。上の手順3の「任せる範囲」を、仕組みの側で支えるイメージです。
ただし、手順1〜2のルールを書き出す作業は、道具を入れても必要です。ルールが決まっていない状態でアプリを入れても、頭の中の混乱が画面に移るだけになるためです。お店のルールの整理から一緒にしたい場合は、シフト運用の型も参考にしてください。
今月中にできる最初の一歩
- 今日、10分だけ使って、頭の中のルールを紙に書き出す
- 書き出したルールを「外せない」「できれば守る」に分ける
- 外せないもののうち、毎月の判断に使う5つを選ぶ
- 次回の希望休の締め切りを、発表日の15日前に置く
- 副店長か古参のスタッフに、ルールの紙を1枚見せて、意見をもらう
これだけでも、来月のシフト作成は、今月より少し軽くなります。全部を一度に整えようとせず、1つずつで構いません。
30分で、画面を見ながら確かめます（オンラインでも。多摩地区は、うかがうこともできます）。
よくある質問
- シフト作成の負担は、どれくらい減らせますか。
- 減る時間はお店によって違い、一律の数字は出せません。ルールの書き出しと締め切りの前倒しだけでも、迷う時間と催促の手間は減らしやすい部分です。
- 属人化とは何ですか。
- 特定の人しか作り方や判断の根拠を知らず、その人がいないと業務が止まる状態です。シフト作成では、ルールが店長の頭の中だけにある場合が、これに当たります。
- スタッフにシフトを作らせても大丈夫ですか。
- 下書きまでを任せ、確定と発表は店長が行う分け方が、責任の所在をはっきりさせやすい進め方です。任せる範囲は、お店の事情に合わせて決めてください。
- 相談だけでも大丈夫ですか。
- はい。最初の相談は30分無料です。ルールの書き出し方から、一緒に考えられます。
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美容室・サロン、国分寺・多摩のお店の方へ
美容室・サロンでも、シフトの組み方、スタッフの急な休み、希望休の決め方で悩むのは同じです。国分寺市を中心に、多摩地区のお店は現場へうかがって、一緒に決めることもできます。最初の相談は30分無料です。
まず30分、いまのやり方を伺って、
どこから楽にできるかご提案します
お申し込みのあと、その日のうちに（受付時間外は次の営業日に）お電話かメールで日程をご相談し、簡単な質問票をお送りします。30分でお店のシフトや書類の流れを伺い、実際の画面をお見せしながら、最初に試す1件の具体案（A4・1枚）をお渡しします。お店の決まりは変わっていくので、使いながら一緒に見直していくこともできます。
オンラインでも、ご訪問でも。
- 売り込みの電話はいたしません。
- その場で契約をお決めいただく必要はありません。
- ご都合のよい時間帯をお選びいただけます（平日の昼・夕方以降など）。
- 最初の30分のご相談は無料です。
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