アルバイトのシフトの作り方：
希望の集め方から発表まで

シフトづくりは「作る前」で半分決まる

シフトを作る作業は、紙や表計算ソフトの前に座ったところから始まるわけではありません。実際には、希望の集め方や締切の決め方で、作業のやりやすさの半分が決まります。希望がバラバラに届いたり、締切が曖昧だったりすると、下書きのたびに作り直しが起きます。

この記事は、スタッフが数人から数十人の店・事業所で、アルバイトのシフトを1人または少人数で作っている店長・オーナー向けです。日付は例で、店の都合に合わせて前後させてください。

先に決めておくこと5つ

下書きに入る前に、次の5つを決めて書き出しておきます。1度決めれば、毎月使い回せます。

希望休の上限や締切の考え方は、希望休の締切を守らない人が出たときと希望休の不公平をなくすルールで詳しく書いています。

1か月の流れ：日付つきの例

12月1日〜12月31日のシフトを作る場合の例です。発表を期間の開始の10日前（11月21日）に置くと、スタッフが予定を調整する余裕が生まれます。

実際は、店の規模によって日数は変わります。スタッフが10人以下なら、集計から発表まで3〜4日で済む店もあります。反対に、人数が多い店は、下書きと調整にもう数日かかります。

下書きの作り方：順番を決めると迷わない

下書きを作るときは、次の順番で埋めると手戻りが減ります。

1. 希望休を先に反映する：休みの日を先に空けておく
2. 必要人数が最低ラインに届かない枠を探す：足りない枠が先に分かると、あとで慌てない
3. 経験者を、重要な時間帯に先に置く：新人だけの枠をつくらない
4. 1人あたりの勤務日数・時間が偏っていないか確かめる
5. 連続勤務、遅い時間の勤務、学生なら試験期間など、配慮が必要な点を最後に確かめる

アルバイトは、希望の日数や時間に幅があります。最初に「週何日・1日何時間入りたいか」を聞いておくと、下書きの出発点がそろいます。

ポケット総務では、店長・責任者が全員の希望休を一覧で見て、承認し、シフトの下書きを作って直し、発表することができます。表計算ソフトで集計する手間を、画面上の一覧に置き換えられます。ただし、必要人数や上限のルールは、お店に合わせて決める内容です。

貼れる案内文：希望の提出を集める

案内文には、期間・締切・上限・出し方の4点を毎回入れておくと、同じ質問を何度も受けずに済みます。

よくある失敗と、その直し方

当日に起きる欠勤や遅刻は、シフトを作る段階では避けられません。急な欠勤への備えは当日欠勤の連絡ルールで、連絡の手段はアルバイトの連絡手段のページで扱っています。

店長ひとりで抱えない仕組みにする

シフトづくりが月に数日、店長の時間を占めている場合は、仕組みで軽くできる部分があります。たとえば、希望の集計を一覧で見られるようにする、締切後の連絡を減らす、発表後の変更を窓口に集める、などです。

• 希望の受け取りを1か所にまとめる
• 締切と上限は、毎月同じ形で案内する
• 下書きは、必要人数の確認だけを先に終える
• 発表と、見たという返信の確認までを1つの流れにする

シフトの組み方そのものを見直したいときは、シフト設計のページもご覧ください。ポケット総務の設計は、現場の状況を聞きながら一緒に決めます。最初の相談は30分無料で、国分寺市を中心に、多摩地区は現場へうかがうことも、オンラインで進めることもできます。