シフト表のエクセルが
限界になるサイン

結論：エクセルは悪くない。困りごとが3つ以上なら見直す

エクセルは、使い慣れた人が多く、費用が増えず、自由に表を作れる道具です。シフト表づくりに使ってきたこと自体は、まったく問題ありません。見直す目安は、道具の古さではなく、「作る人と見る人が困っているか」です。

この記事では、限界のサインを5つ、無理に乗り換えなくてよい場合、乗り換えるときの順番を書きます。読み終わったら、自分のお店がどれに当てはまるかを、チェック表で確かめられます。

エクセルの良いところ

先に、エクセルの良い点を公平に整理します。乗り換えを考える前に、何を手放すのかを知っておくと、後悔が減ります。

• 費用が増えない。すでにパソコンに入っていることが多い
• 表の形を自由に変えられる。店ごとの持ち場や時間帯に合わせやすい
• 関数や色分けで、人数の過不足をひと目で見られる
• 印刷して貼り出せる。スマホを持たない人にも渡せる
• 店長が一人で完結できる。ほかの人の都合に左右されない

スタッフが数人で、希望休も少なく、急な欠勤もめったにないお店なら、エクセルで十分に回ります。そのままで大丈夫です。

限界のサイン5つ

次の5つは、シフト表をエクセルで作るお店で、よく聞かれる困りごとです。「うちはどうか」を考えながら読んでください。

■サイン1：希望の集計だけで半日かかる

LINEやメモ、口頭で届いた希望休を、1件ずつ表に写していませんか。人数が増えるほど、写す手間と、写し間違いが増えます。希望を集めて整える作業に、シフトを考える時間より長くかかるなら、1つ目のサインです。

■サイン2：書き換えが誰かに伝わらない

確定したあとに「この日、入れ替えになりました」と変えても、全員が最新の表を見ているとは限りません。古い表のまま出勤してしまう人が出ると、そのたびに店長が謝って回ることになります。変更が全員に届く仕組みがないのが、2つ目のサインです。

■サイン3：急な欠勤のたびに表が何版にも増える

「シフト_最新」「シフト_最新2」「シフト_本当に最新」のように、ファイルが増えていく状態です。どれが正しいか店長にも分からなくなると、確認だけで時間がかかります。急な欠勤（突発休）のあとの組み替えが、表に残らないのも同じ問題です。

■サイン4：作れる人が店長ひとりだけ

関数の組み方や、色の意味、暗黙のルールが、店長の頭の中にしかない状態です。店長が休んだり、異動したりすると、誰も作れません。こうした属人化は、店長ひとりでシフトを作るのがしんどいときの手順で、書き出し方を詳しく説明しています。

■サイン5：過去の記録が探せない

「3か月前、あの人はいつ休んだか」を調べたいとき、古いファイルを1つずつ開いていませんか。希望休の回数が偏っていないか、欠勤が重なる曜日はないかを見たくても、手では集計しきれません。記録を使えないのが、5つ目のサインです。

自分のお店のチェック表

次の表で、当てはまるものを数えてください。「ときどき」も、気になるなら当てはまるとして数えて構いません。

当てはまるのが0〜2個なら、右の欄の工夫で足ります。3個以上なら、次の章の「乗り換える順番」を読んでください。

無理に乗り換えなくてよい場合

乗り換えには、覚える手間と、慣れるまでの混乱がつきものです。次のようなお店では、エクセルを続けるほうが合っています。

• スタッフが5人前後までで、顔を合わせる機会が毎日ある
• 希望休が月に数件で、手で写しても30分以内に済む
• 急な欠勤が年に数回で、そのたびに電話で十分に回っている
• 店長に引き継ぐ予定がなく、店長本人が今のやり方に困っていない

このとき大事なのは、「古いから変える」のではなく、「困っていないなら変えない」と決めることです。そのうえで、5つのサインのうち、1つだけ増えたら見直す、と決めておくと迷いません。

乗り換えるときの順番：小さく試して、併用しながら移る

乗り換えに失敗するのは、「全員で、全部を、いっせいに変える」ときです。次の順番で、小さく始めるほうが安全です。

1. 困りごとを1つだけ選ぶ（例：希望休の集め方）
2. その1つだけを、新しい方法に移す。シフト表そのものは、エクセルのままにする
3. 1〜2か月、エクセルと新しい方法を併用する。新しい方法で集めた希望を、確認のためエクセルにも写してみる
4. スタッフから「楽になった」「迷った」という声を聞き、直せるところを直す
5. うまくいったら、次の困りごと（例：変更の連絡、急な欠勤の記録）を1つ移す
6. 全部が移り終わってから、エクセルの表は止める。過去のファイルは、記録として残しておく

併用の期間は、お店によって違います。スタッフの数やスマホの慣れ具合で、店長が決めてください。やめる日を先に決めず、「もう写さなくても困らない」と思えた時点が、移り終わりの合図です。

ポケット総務でできること、できないこと

ポケット総務は、シフト・希望休・突発休（急な欠勤）・年末調整を、スマホで回す総務アプリです。スタッフは、日付をタップして希望休を出し、有休の残りを見て、急な欠勤や遅参を連絡できます。連絡は記録に残ります。店長・責任者は、全員の希望休を一覧で見て、承認し、シフトの下書きを作って直し、発表できます。

一方で、「ヘルプを一度に募る」「募る範囲や手当の決まり」は、お店の事情に合わせて設計する内容です。最初から入っている機能ではありません。エクセルをやめるべきかも、まず状況をうかがってから一緒に考えます。

エクセルの運用や、勤務時間・休日の扱いは、会社の就業規則や労働契約によって変わります。法律の当てはめは、顧問の社会保険労務士にご確認ください。厚生労働省の公開情報も参考になります。

エクセルからの移り方を一緒に考えたい場合は、シフト運用の型を見たうえで、最初の相談（30分無料）をご利用ください。急な欠勤の運用だけ先に整えたい場合は、急な欠勤の代わりの探し方も参考になります。

次の1か月でやること

1. チェック表の5つに、はい／いいえをつける
2. 当てはまった数が3個以上なら、一番つらいものを1つだけ選ぶ
3. その困りごとだけに効く工夫（上の表の右欄）を、1か月試す
4. 1か月後、困りごとが減ったかを、店長とスタッフ1〜2人で確認する
5. 減らなければ、新しい道具を試す日を決める

工夫で足りたなら、エクセルのままで構いません。足りなかったときだけ、次の道具を検討します。この順番なら、乗り換えの失敗が小さく済みます。