人は足りているのに
シフトが回らない3つの原因

結論：「人手不足」の前に、3つを確かめる

シフトが回らないと、「人が足りないから、もっと採用しなければ」と考えがちです。しかし、人数は足りていても、時間が合わない、希望が重なる、連絡が遅れる、という理由で、枠が埋まらないことがあります。

採用には、時間も費用もかかります。先に、今いる人で回せる余地がないかを、3つの原因で点検しましょう。この記事は一般的な整理であり、お店の実態は、人数と勤務の状況を見ないと断定できません。

原因1：勤務が細切れで、使える時間が合っていない

週に何時間入れるかは足りていても、「入れる時間帯」が細かく分かれていると、必要な枠に合いません。例えば、次のような状態です。

• 学生が全員、17時から21時にしか入れない。昼の枠が空く
• 主婦・主夫が、10時から15時の勤務を希望する。夜の枠が空く
• 1日2〜3時間だけの勤務が多い。人数は必要なのに、引き継ぎだけで時間が取られる
• 勤務の間に長い空き時間があり、1日に2回の通勤が必要になる

見分け方は、「必要な人数の合計」ではなく、「時間帯ごとの人数」を並べてみることです。次の表は、1日の枠と、入れる人の数を並べるやり方の例です（数字は例です）。

この表の例では、全体の人数は足りているのに、朝と午後が足りません。直し方は、次の3つが考えられます。

1. 余っている時間帯の人に、別の時間帯への変更を、1人ずつ相談する
2. 勤務を2〜3時間ずつの細切れから、4時間以上のまとまりに組み替える
3. 必要な人数そのものを、時間帯の混み具合に合わせて見直す

「時間を変えてほしい」と頼むときは、変えられない事情（学校・家庭・ほかの仕事）を先に聞きます。無理に変えさせない前提で、相談の形にしてください。

原因2：希望が特定の曜日・時間に偏っている

希望休が多い日、希望の出勤が重なる日があると、その日だけ人が足りなくなったり、逆に余ったりします。偏りには、次のようなパターンがあります。

• 土日や祝日に、希望休が集中する
• 月末や連休前に、休みの希望が重なる
• 特定の人だけが、毎月同じ曜日を休みにしている
• 希望の出し方がバラバラで、店長が写す段階で見落とす

見分け方は、過去3か月の希望休を、曜日ごとに数えることです。偏りが数字で見えると、「誰かが悪い」ではなく、「この曜日の決まりを作ろう」という話にしやすくなります。

直し方は、希望を出す前に、ルールを決めておくことです。例えば、土日は月に2回まで、連休前は先着順ではなく、前回の希望が通らなかった人を優先、などです。詳しくは、希望休が多い人と不公平感の整え方で、決め方の例を紹介しています。

休みの希望の扱いは、就業規則や労働契約で決まる部分があります。希望を断る場合の扱いは、顧問の社会保険労務士にご確認ください。

原因3：連絡が遅れて、決まったことが現場に届かない

人数も希望も問題がないのに、シフトが回らないときは、連絡の遅れが原因のこともあります。次のような場面です。

• 希望休の提出が遅れ、シフトの作成が後ろにずれる
• 確定したシフトの変更が、一部の人にしか伝わらない
• 急な欠勤の連絡を受けた店長が、代わりを探すまでに時間がかかる
• 返事が来たのか来ていないのか、店長が把握できていない

見分け方は、「連絡が必要になってから、全員に届くまで、何時間かかるか」を測ることです。半日以上かかるなら、連絡の仕組みに問題があります。

直し方は、連絡の道筋と期限を決めることです。希望休の締め切りを発表日の15日前に置く、変更は1回の連絡で全員に送る、急な欠勤は決まった手段で一度に募る、などの形です。締め切りの置き方は、希望休の締め切りを守らない人への対応に文面例があります。

3つの原因を見分けるチェック表

お店の状態に近いものを選んでください。複数に当てはまるのも、よくあることです。

チェック表の使い方は、1か月に1回、5分で構いません。「今月、回らなかった日はどの日か」を2〜3日だけ思い出し、その日がどの行に近いかを見ます。同じ行が2か月続いたら、その原因から直してください。毎月違う行になるなら、原因が複数に分かれているサインです。

採用の前に、できること

3つの原因を点検しても、時間帯ごとの人数が足りず、希望も偏りが解けないなら、採用を考える段階です。その場合でも、点検の結果は無駄になりません。「どの時間帯の、どんな人が足りないか」が分かると、募集の条件を絞れます。

1. 時間帯ごとの不足を、表で書き出す
2. 今いる人と、条件の合う人がいないかを確かめる（相談の形で）
3. 希望の偏りを、ルールで減らす
4. 連絡の遅れを、締め切りと道筋で減らす
5. それでも足りない時間帯だけに絞って、募集の条件を決める

ポケット総務は、シフト・希望休・突発休（急な欠勤）・年末調整を、スマホで回す総務アプリです。スタッフは、日付をタップして希望休を出し、急な欠勤を連絡できます。店長・責任者は、全員の希望休を一覧で見て、承認し、シフトの下書きを作って直し、発表できます。希望の偏りや連絡の遅れは、こうした「見える形」にすると、気づきやすくなります。

店長ひとりで抱えている場合は、店長ひとりでシフトを作るのがしんどいときの手順も参考にしてください。急な欠勤で枠が空く場面は、急な欠勤（突発休）が出たとき、店長がやることに手順があります。