突発休（急な欠勤）が出たとき、
店長がやること

結論：5つの順番で動く

突発休とは、前日までの届け出がなく、当日になって決まる欠勤のことです。この記事では「急な欠勤」「当日欠勤」と同じ意味で書きます。慌てると、思いついた人に電話をかけ始めがちです。先に次の順番で動くと、迷いが減ります。

1. 来られない枠を確かめる（誰の、何時から何時まで、どの持ち場か）
2. 必要な枠だけに絞る（今いる人で回せる時間は、埋めない）
3. 代わりを一度に募る（個別の電話をかけ回さない）
4. 連絡と理由を記録に残す（日時・理由の区分・代わりの人・手段）
5. 翌月のシフトに活かす（頼む相手が偏っていないか、出やすい曜日はどこか）

ここから、1つずつ説明します。そのまま貼れる文面は、急な欠勤の代わりの探し方（文面10本）にまとめています。この記事では、そのうち3本だけ載せます。

① 来られない枠を確かめる

連絡を受けたら、休む人には、体調と、いつなら連絡がつくかだけを聞きます。詳しい症状までは聞かなくて構いません。そのうえで、店長は自分で次のメモを書き出します。

• 休む人の名前と、休む時間（始業から終業まで／午前だけ／遅れて来るかもしれない、など）
• その時間の持ち場（ホール・キッチン・受付・施術・授業など）
• 資格や経験が要る枠かどうか
• その時間に、今いる人数で回せるか

遅れて来る可能性があるときは、「遅れて来るかもしれない」前提で、最初の1時間だけ別の人で埋める形にすると、判断が早くなります。

② 必要な枠だけに絞る

休む人の枠を、そのままそっくり埋める必要はないことがあります。今いる人の持ち場を組み替えれば回る時間、お客さまが少ない時間、予約を動かせば済む時間は、埋めずに済むかもしれません。絞ると、頼む相手の数が減り、頼まれる側の負担も軽くなります。

絞るときは、「ここは埋めないと営業できない」枠と、「あれば助かる」枠を分けます。前者だけを先に募り、後者は余裕があれば追加で募ります。

③ 代わりを一度に募る

電話をかけ回すと、何が起きるか。

1人ずつ電話をかけると、起きやすいことがあります。

• 1人に断られるたびに、次の人へかけ直す。その間、開店の準備が止まる
• 電話に出られない人（勤務中・運転中・睡眠中）に、何度もかけ直すことになる
• 最初に電話がつながる人に頼みがちになり、頼む相手が同じ人に偏る
• 誰に頼んだか、誰が断ったかが、店長の頭の中だけに残る
• 後から連絡した人が、すでに決まったと知らないまま待つ

入れる人に、一度に同じ文面で募ると、これらの多くを避けられます。返事が来た順や、決めておいた条件で選べばよく、決まったら全員に知らせれば終わります。

ほかの文面（夜勤の代わり・早番遅番・遅刻の連絡への返事・応援を頼む他店舗向けなど）は、急な欠勤の代わりの探し方のページに載せています。

偏りを防ぐ決め方

急な募集は、頼みやすい人に偏りやすく、頼まれ続ける人が疲れてしまいます。偏りを防ぐには、募る前に、決め方を決めておきます。例として、次のようなものがあります。

• 募る範囲を決める：全員／同じ職種／近い店舗。範囲を毎回同じにすると、偏りが見えやすくなる
• 選び方を決める：返事が早い順／今月の頼まれ回数が少ない順／前後の勤務の間隔があく人を優先、など
• 回数を見える形にする：誰に何回頼んだかを記録に残し、月末に見る
• 条件が必要な枠は、先に条件を伝える：資格・経験・出られる時間
• 手当を付けるかは、店の判断で決める。付ける場合は、事前に伝えておく

手当や、労働時間の通算、休日・深夜の扱いなどの法律の当てはめは、お店ごとに違います。顧問の社会保険労務士や、厚生労働省の公開情報でご確認ください。

④ 連絡と理由を記録に残す

急な欠勤の記録は、あとで確かめる必要があるときに役立ちます。遅刻・早退・欠勤のほか、代わりを頼んだ経緯も残しておくと、翌月のシフトを決めるときに使えます。残す項目の例です。

• 連絡を受けた日時と、受けた人
• 休む人の名前、休む時間
• 理由の区分（体調／家庭の事情／交通機関／その他）。病名など詳しい内容は、記録するかをお店で決める
• 連絡の手段（電話／チャット／アプリ）
• 代わりに入った人の名前と時間
• 募集の結果（一斉に募って決まった／個別にお願いした／人数を減らして回した）

連絡のルール（何時間前まで・誰に・どの手段で）を先に決めておくと、記録も揃います。当日欠勤の連絡ルールの決め方で、決めることを整理しています。

⑤ 翌月のシフトに活かす

月末に、記録を見返します。見るのは次の3つです。

• 急な欠勤が出やすい曜日・時間帯はどこか。出やすい時間帯は、あらかじめ多めに人を置けないか
• 頼んだ相手が偏っていないか。偏っていれば、翌月は頼む順番を変える
• 代わりが見つかりにくい枠はどこか。資格や経験が要る枠は、入れる人を増やす相談をする

希望休の集め方や、組み方の型は、希望休が集まらないときの集め方とシフト運用の型でも解説しています。

アプリで募る場合に、設計すること

ポケット総務では、スタッフが突発休・遅参をスマホから連絡して記録に残せます。店長・責任者は、希望休の一覧、承認、シフトの下書きの作成と発表ができます。「今日入れる人を一度に募る」使い方（ヘルプ募集）と、募る範囲・手当・記録の決まりは、最初から入っている機能ではなく、お店・事業所に合わせて設計する内容です。設計では、次のことを決めます。

• 誰に募るか（全員／同じ職種／近い店舗）
• 代わりに入れる条件（資格・経験・時間）
• 手当を付けるか、付ける場合の伝え方（付けるかは店の判断）
• 連絡の締切と手段（電話とあわせて行う形が前提）
• 記録に残す項目と、月末に見る項目
• 誰も手を挙げなかったときに、誰が動くか

無断欠勤の扱い、代わりを探させる運用、手当と労働時間の通算などの法律の当てはめは、顧問の社会保険労務士・税理士や、厚生労働省・国税庁の公開情報でご確認ください。ポケット総務は、給与計算や法律の判断はしません。

お店の場合にどう組むかは、最初の30分の相談で、画面を見ながら決めていけます（オンラインでも、多摩地区は現場へうかがうこともできます）。業種ごとの例は、飲食店やコンビニなど、アルバイト編のページにあります。